Betriebskosten-
abrechnung
einfach gemacht

Eine Betriebskostenabrechnung ist eine jährliche Aufstellung, die Vermieter ihren Mietern vorlegen müssen. Sie zeigt alle umlagefähigen Betriebskosten einer Immobilie auf, die auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden.

Dazu zählen unter anderem:

• Heiz- und Warmwasserkosten
• Kaltwasser
• Müllgebühren
• Hausmeisterkosten
• Versicherungen
• Grundsteuer

Die Betriebskostenabrechnung muss gemäß § 556 BGB innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erstellt werden.

In die Betriebskostenabrechnung gehören alle umlagefähigen Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV):

Nicht umlagefähig sind Kosten für Modernisierungen, Instandsetzungen oder Verwaltungskosten über 20% der umlagefähigen Kosten hinaus.

Mit easy-verwalten.de erstellen Sie eine professionelle Betriebskostenabrechnung in nur 10 Minuten:

1. Immobilie anlegen: Erfassen Sie Ihre Immobilie und die Wohnungen mit wenigen Klicks.
2. Kosten eingeben: Tragen Sie die Gesamtkosten ein – das System verteilt sie automatisch nach dem gewählten Verteilungsschlüssel (m², Personen oder Einheiten).
3. Individuelle Kosten: Für Heizung und Warmwasser können Sie pro Wohnung separate Beträge eingeben.
4. PDF exportieren: Laden Sie Ihre professionelle, rechtssichere Betriebskostenabrechnung als PDF herunter.

Keine komplizierte Software, keine langwierige Einarbeitung – einfach und schnell!

Gemäß § 556 Abs. 3 BGB muss die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen.

Beispiel: Für das Jahr 2023 muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2024 erstellt und versendet werden.

Wichtig: Bei verspäteter Abrechnung verliert der Vermieter seinen Anspruch auf Nachzahlung, muss aber eventuelle Guthaben trotzdem erstatten.

Betriebskosten werden nach verschiedenen Verteilungsschlüsseln aufgeteilt:

• Nach Wohnfläche (m²): Die häufigste Methode – Kosten werden nach Quadratmeter verteilt.
• Nach Personen: Kosten werden nach Anzahl der Bewohner aufgeteilt.
• Nach Wohneinheiten: Jede Wohnung zahlt den gleichen Anteil.
• Kombination: Verschiedene Kostenarten können unterschiedlich verteilt werden.

Die Verteilung muss im Mietvertrag festgelegt sein. Heiz- und Warmwasserkosten werden meist nach Verbrauch (Zählerstände) oder nach Wohnfläche verteilt.

Mit easy-verwalten.de können Sie den passenden Verteilungsschlüssel für jede Kostenart wählen – das System berechnet alles automatisch.

Die Kosten für eine Betriebskostenabrechnung variieren stark:

• Professionelle Dienstleister: 50-200€ pro Abrechnung
• Software-Lizenzen: 100-500€ pro Jahr
• Rechtsanwalt/Steuerberater: 150-400€ pro Abrechnung

Mit easy-verwalten.de zahlen Sie nur 9,99€ pro Jahr für eine Vermietung – deutlich günstiger als alle Alternativen. Zusätzlich sparen Sie Zeit, da die Abrechnung in nur 10 Minuten erstellt ist, statt Stunden oder Tage zu benötigen.

Ja, als Vermieter sind Sie gesetzlich verpflichtet, jährlich eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, wenn Sie Betriebskosten als Vorauszahlung in der Miete vereinbart haben.

Dies ist in § 556 BGB geregelt. Auch wenn keine Nachzahlung anfällt, müssen Sie dem Mieter eine Abrechnung vorlegen.

Wichtig: Bei verspäteter oder fehlender Abrechnung können Mieter die Betriebskostenvorauszahlung kürzen oder zurückfordern.

Wenn die tatsächlichen Betriebskosten höher sind als die geleisteten Vorauszahlungen, entsteht eine Nachzahlung.

Der Mieter muss diese Nachzahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung begleichen. Die Abrechnung muss alle Belege enthalten oder diese müssen auf Anfrage einsehbar sein.

Bei einer Guthaben-Situation (Vorauszahlungen höher als tatsächliche Kosten) muss der Vermieter das Guthaben an den Mieter zurückerstatten.

Ja, absolut! Sie können die Betriebskostenabrechnung selbst erstellen. Mit easy-verwalten.de ist das besonders einfach:

• Keine komplizierte Software
• Keine langwierige Einarbeitung
• Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Automatische Berechnung und Verteilung
• Professionelles PDF-Export

Sie müssen nur Ihre Kosten eintragen – alles andere übernimmt das System. So sparen Sie nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit.

Eine rechtskonforme Betriebskostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Abrechnungszeitraum (von-bis Datum)
• Adresse der Immobilie
• Name und Anschrift von Vermieter und Mieter
• Aufstellung aller umlagefähigen Betriebskosten mit Einzelbeträgen
• Verteilungsschlüssel (z.B. nach m²)
• Gesamtkosten und anteilige Kosten pro Wohnung
• Geleistete Vorauszahlungen
• Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben)
• Hinweis auf Einsichtsrecht der Belege gemäß § 556 Abs. 3 BGB
• Ort, Datum und Unterschrift des Vermieters

Mit easy-verwalten.de werden alle diese Angaben automatisch in Ihr PDF eingefügt – rechtssicher und professionell.

Eine Nebenkostenabrechnung wird erstellt, indem alle umlagefähigen Kosten eines Abrechnungsjahres gesammelt und nach einem festgelegten Verteilerschlüssel (z. B. Wohnfläche oder Personenanzahl) auf die Mieter verteilt werden.

Anschließend werden die bereits gezahlten Vorauszahlungen abgezogen. Das Ergebnis ist entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Es gibt keinen inhaltlichen Unterschied. Beide Begriffe werden gleichbedeutend verwendet.

Juristisch korrekt ist der Begriff Betriebskostenabrechnung, während Nebenkostenabrechnung im Alltag gebräuchlicher ist.

Umlagefähig sind zum Beispiel:

Voraussetzung: Diese Kosten müssen im Mietvertrag vereinbart sein.

Nicht umlagefähig sind unter anderem:

• Reparaturen und Instandhaltung
• Verwaltungskosten
• Bankgebühren
• Rücklagen für zukünftige Reparaturen
• Kosten für Neuanschaffungen

Diese Kosten muss der Vermieter selbst tragen.

Der Vermieter hat 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit.

Beispiel: Für das Jahr 2024 muss die Abrechnung spätestens am 31.12.2025 beim Mieter eingehen.

Wichtig: Bei verspäteter Abrechnung verliert der Vermieter seinen Anspruch auf Nachzahlung.

Mieter können der Abrechnung schriftlich widersprechen.

Dafür gilt in der Regel eine Frist von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung.

Zusätzlich darf Einsicht in die Belege verlangt werden, um die Richtigkeit der Abrechnung zu überprüfen.

Der Verteilerschlüssel legt fest, wie Kosten auf die Mieter verteilt werden:

• Nach Wohnfläche (Quadratmeter)
• Nach Personenanzahl
• Nach Verbrauch (z. B. Heizung, Wasser)

Welcher Schlüssel gilt, steht im Mietvertrag oder ergibt sich aus gesetzlichen Vorgaben.

Ja, grundsätzlich ist eine Nachzahlung nach Erhalt der Abrechnung fällig.

Ist die Abrechnung jedoch offensichtlich fehlerhaft, kann unter Vorbehalt gezahlt oder zunächst Einspruch eingelegt werden.

Man sollte prüfen:

• Abrechnungszeitraum
• Umlagefähigkeit der Kosten
• Verteilerschlüssel
• Rechenfehler
• Abzug der Vorauszahlungen

Bei Unsicherheiten helfen Mietervereine oder Beratungsstellen.

Erstellt der Vermieter keine Abrechnung innerhalb der Frist, darf er keine Nachzahlung verlangen.

Ein mögliches Guthaben muss dem Mieter jedoch trotzdem ausgezahlt werden.